Переход на электронные трудовые книжки и пошаговая инструкция

Общая информация о нововведениях

С начала 2020 года вся информация о трудовой деятельности персонала, которую руководители предприятий и компаний обязаны отправлять в территориальные отделения пенсионного фонда РФ, переводится в электронный формат.

На заметку! Налог на вклады физических лиц в 2021 году в России

Для справки! В 2020 году новый закон уже начал действовать, и трудовые книжки ведутся на сегодняшний день и в бумажном, и в электронном виде. Начиная с будущего года, трудоспособным гражданам придется выбирать вариант ведения такого документа: в только электронном виде или в электронном формате, дублирующимся бумажным оформлением.

Работодатель может перевести работника на новый формат только с его согласия. Без ведома работника, делать это воспрещается законом.

Полный переход на ведение электронных трудовых книжек будет вводиться поэтапно. Сначала он будет касаться тех, кто впервые оформляет такой документ. Впоследствии он будет у всех трудоспособных граждан. Введение электронного формата должно упростить делопроизводство и улучшить сохранность записей, касающихся трудового стажа гражданина РФ.

Что такое трудовая книжка в цифровом виде?

В трудовой книжке электронного вида содержится та же информация, что и в бумажном аналоге:

• места работы и периоды трудовой деятельности в той или иной организации;
• занимаемая должность гражданина, приобретенная им специальность;
• степень квалификации по выбранной профессии;
• даты устройства на работу, информация о переводе, о причине завершения трудового договора;
• законные основания, послужившие причиной для расторжения трудового договора.

Важно! Гражданин, на чье имя оформлен такой документ, сможет контролировать ведение записей в ЭТК через портал Госуслуг в своем личном кабинете или на сайте Пенсионного фонда РФ. Работник также сможет получить при необходимости выписку в бумажном формате из электронной версии не только у своего работодателя, но также в ПФР или в специальном МФЦ, находясь при этом в любом регионе России.

Работодателям и сотрудникам разобраться в тонкостях нововведений при заполнении такого важного документа поможет пошаговая инструкция перехода. Благодаря ей, удастся избежать ошибок в оформлении трудовой и потери важной для трудового стажа информации.

На заметку! Налог на вклады свыше 1 миллиона рублей

Как правильно перейти на новый формат?

Все официальные работодатели должны были уже в этом году освоить систему электронного ведения трудовых книжек. Тем, кому это только предстоит сделать, потребуется ознакомиться с пошаговой инструкцией перехода с бумажных на электронные носители.

Для упрощения задачи работодатели могут использовать систему внутриорганизационных распоряжений и приказов, относящихся к проведению обязательных мероприятий по изменению формата трудовой книжки. В них должен быть указан ответственный за данный процесс, который к концу переходного периода должен будет отчитаться руководителю о проделанной работе.

Совет! Для массового перехода на цифру потребуется издать специальный приказ, в котором будет указан закон, обязывающий это сделать, и план действий, с помощью которых будет решена поставленная задача.

В качестве ответственного за переход на электронное оформление трудовых книжек, может быть назначен руководитель кадровой службы, или иной руководитель среднего звена, близкий к к этой сфере деятельности в компании.

Также нужно приказом назначить исполнителей, которые будут заниматься данным процессом, и в случае необходимости, создать для них соответствующие условия в отделе, установив компьютерную технику, подключенную к внутренней сети организации.

Компании потребуется создать материально-техническую базу для перехода, купив для этого:

• компьютеры;
• специальное программное обеспечение для передачи сведений в ПФР;
• создать специальную электронную почту для сотрудников, участвующих в процессе оформления трудовых книжек и регулярной передачи данных в Пенсионный Фонд РФ.

Обязанностью работодателя является разъяснение всем своим работников новых правил перехода на цифровой формат ведения трудовой книжки. Он должен понятно объяснить на общем собрании специфику плюсов и минусов переходного периода. Также требуется информировать персонал, что они имеют право свободно выбирать, в каком виде вести свои трудовые книжки. Каждый сотрудник должен получить письменное уведомление о том, что его трудовая книжка переводится в цифровой формат. В документе также следует указать, на каких сайтах работник сможет получить свободный доступ к своему цифровому документу, чтобы посмотреть текущие записи. Данные требования установлены действующим трудовым законодательством.

Для справки! Уведомительное письмо должно быть обязательно подписано работником. Его можно составить как единый документ, в котором обращаются ко всем сотрудникам, либо как персональное уведомление. До сотрудников нужно довести информацию о том, что после выбора электронного формата этого документа, вернутся к бумажному аналогу больше не удастся.

После этого каждый сотрудник организации должен написать заявление, в котором он фиксирует свой индивидуальный выбор ведения трудовой книжки. Сделать это, согласно закону, нужно до 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник по каким-то причинам не сделал письменного выбора, его трудовая книжка должна вестись в бумажном варианте. Те, кто не успели до 31 декабря 2020 года написать заявление о выборе формата ведения ТК, могут сделать это в любое удобное время после указанной даты.

Особенности проверки бумажных трудовых

Перед внедрением электронного варианта трудовой книжки потребуется проверить правильность записей и оформления бумажных аналогов. Особенно важно проверить информацию следующего вида:

• точное название организации, в которой работает сотрудник;
• должность и личные данные, включая профессиональное образование;
• дату начала работы, переводов и увольнения;
• номера приказов о приеме на работу и увольнении;
• ссылки в записях на статьи ТК.

Как вносить дополнительную информацию в процессе перехода с бумажных на электронные трудовые книжки

Все изменения в ведении трудовых книжек должны отражаться во внутренних приказах и распоряжениях, составленных для внутреннего обращения. В таких документах руководитель организации должен указать, каким способом будет собираться, храниться и обрабатываться информация о работниках в цифровом виде. Необходимо продумать вопросы по созданию, ведению и сохранению важной базы данных о персонале организации. Вся информация подобного типа должна быть внесена в должностную инструкцию для начальника отдела кадров и его заместителя. Эти работники должны отвечать в компании за:

• переход с бумажных трудовых книжек на электронные;
• последующее ведение электронной базы данных;
• составление регулярной отчетности для ПФР;
• выполнение иных действий, необходимых при обработке информации, связанной с трудовыми обязанностями сотрудников компании.

Также следует продумать процедуру оформления бумажных выписок из электронных документов, которые отделы кадров обязаны проводить по требованию работников.

Ведение отчетности

Все полученные данные работодатель должен будет раз в месяц отправлять в Пенсионный фонд РФ, используя специальную форму отчетности СЗВ-ТД. С начала 2021 года ежемесячные отчеты предприятий и компаний должны отправляться в ПФР не позднее 15 числа следующего месяца, начинающегося с момента приема, перевода или увольнения работника.

Сдавать отчет можно в бумажном или в электронном виде. Бумажный вариант отчета допустим для списков сотрудников, количество которых не превышает 24 человек. Отчетность для ПФР, в которой указано свыше 25 человек, должна иметь электронную подпись руководителя и сдаваться в электронной форме.

Отчетность в специальной форме следует заполнять и сдавать раз в месяц в следующих случаях:

• при приеме или увольнении сотрудника;
• при переименовании организации;
• при подаче заявления сотрудником на смену формата ведения бумажного вида на электронный.

Отчитываться следует как по штатным сотрудникам, так и персоналу, работающему по совместительству. Если такой сотрудник выберет по основному месту своей работы ЭТК (электронную трудовую книжку), то тогда в отчетность его вносить не нужно.

Преимуществ и недостатки ЭТК

У электронных трудовых книжек есть свои плюсы и минусы. Явным преимуществом такого формата ведения записей являются:

• уменьшение ошибок и искажений информации при внесении записи, так как сотрудники имеют возможность указать на ошибку, благодаря свободному доступу к просмотру цифрового документа;
• наличие полного доступа к информации ТК у всех заинтересованных лиц, благодаря чему упрощается процесс различных выплат и пособий;
• цифровой документ никогда не будет потерян или уничтожен, как бумажный;
• цифровая версия упрощает составление отчетностей различных видов.

К недостатками цифровых трудовых книжек можно отнести:

• дополнительные расходы работодателя во время переходного периода на оплату труда сотрудников отдела кадров и на оформление электронной подписи;
• риск утечки личной информации большого количества людей;
• отсутствие записей в цифровых трудовых документах о наградах и поощрениях работников.

Также важно, что переход будет постепенным, правительство не планирует единовременно отменить бумажные ТК.

Итоги

В целом можно сделать несколько выводов:

1. Переход на электронные трудовые книжки в конечном итоге выгоден всем заинтересованным сторонам: работодателю, наемному сотруднику и Пенсионному фонду.
2. Работодатель сможет вернуть свои расходы по мере того, как все больше сотрудников будут оформлены по ЭТК, так как удастся оптимизировать расходы, связанные с хранением и оформлением бумажных трудовых.
3. Наемные работники получают гарантию сохранности всех лет своего трудового стажа.
4. Персонал Пенсионного фонда получает полный объем информации для оформления пенсионных начислений, в результате чего процесс оформления пенсии максимально упроститься для гражданина, которому не нужно будет искать в архивах записи о своей трудовой деятельности.